Penjelasan Manajemen Proyek Sistem informasi, Fungsi, Penerapan, dan Faktor Keberhasilannya

Manajemen Proyek Sistem Informasi

Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI) adalah sebuah cara yang dilakukan untuk mengelola sumber daya (manusia, data, anggaran) untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan. Apa maksud dari mencapai suatu tujuan yang ditentukan? Maksudnya ialah suatu proyek yang dimanajemen sedemikian rupa agar sesuai dengan anggaran, keinginan konsumen, sesuai jadwal, dll. Hal itulah yang menjadi dasar dari manajemen sistem informasi tersebut.
Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI) bisa juga diartikan sebagai langkah-langkah yang diperlukan dalam sebuah pembuatan proyek sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan yang tadi.
Berikut beberapa hal yang dijadikan tujuan dalam hal manajemen sistem informasi:

Mutu
Biaya
Waktu

Fungsi Manajemen Proyek

Fungsi dasar manajemen proyek adalah pembatasan, perencanaan, perkiraan, penjadualan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian dan penutupan

Pelingkupan (Scooping) – lingkup mendefinisikan batas-batas proyek
Perencanaan (Planning) – perencanaan mengidentifikasikan tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
Perkiraan (Estimating) – tiap tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek harus diperkirakan
Penjadwalan (Scheduling) – dengan diberikan rencana proyek, manajer proyek bertanggung jawab atas penjadwalan semua aktivitas proyek
Pengorganisasian (Organizing) – manajer proyek harus memastikan bahwa para anggota tim proyek memahami peran dan tanggung jawab masing-masing serta hubungan laporan mereka ke manajer proyek.
Pengarahan (Directing) – manajer proyek harus mengarahkan aktivitas-aktivitas tim
Pengontrolan (Controlling) – mungkin fungsi tersulit dan terpenting seorang manajer adalah mengontrol proyek
Penutupan (Closing) – manajer proyek yang baik selalu menilai keberhasilan dan kegagalan pada kesimpulan proyek

Penerapan Manajemen Proyek Sistem Informasi

1. Basis Data Risiko
Setiap risiko perlu ada data mengenai perkiraan probabilitas, preventif / tindakan korektif dilaksanakan, data aktual kejadian dan efektivitas tindakan.
Data tentang risiko yang berbeda-beda pada proyek yang sudah selesai secara sistematis dikumpulkan dan disimpan dalam data base.
Sehingga pada saat ada proyek-proyek baru manajemen bisa mendapatkan keuntungan dengan data yang sudah dikumpulkan. Penerapan ini bekerja dengan baik pada proyek-proyek di mana kita menemukan risiko yang sama.

2. Basis Data Paket Pekerjaan
Dalam paket pekerjaan biasanya berisi deskripsi dan spesifikasi, hasil estimasi usaha, sesuai perubahan atau klaim usaha yang sebenarnya. Serupa dengan data base risiko, data base paket pekerjaan menyimpan data aktual proyek yang sudah selesai.

3. Basis Data Perubahan dan Klaim
Penerapan ketiga dari MPSI adalah data base yang berisi semua perubahan besar (perubahan permintaan dan perintah perubahan) dan / atau klaim yang tidak secara langsung sesuai dengan paket pekerjaan masing-masing, tetapi signifikan untuk hasil proyek.

Konten yang relevan untuk setiap perubahan atau klaim dapat berupa kegiatan, masalah, atau penyimpangan, catatan, hasil analisa, solusi yang diusulkan, solusi yang sebenarnya, dan tempat (dalam kasus klaim).

Faktor Keberhasilan Manajemen Proyek Sistem Informasi

Karena yang dikelola bukanlah hal yang statis dan berupa sistem, terdapat beberapa faktor yang dapat menentukan manajemen proyek sistem informasi ini berhasil. Nah berikut ini diantaranya.

1. Dukungan dari Manajemen Atas
Karena bekerja dalam tingkat koordinasi atas dan bawah, sangat penting apa yang kita lakukan didukung penuh oleh atasan. Hal ini menjadi suatu keharusan mutlak untuk keberhasilan manajemen proyek.

Dukungan yang dimaksud pun tidak hanya sekali, melainkan teratur dan terlihat. Artinya ada timbal balik ataupun tanggapan dari manajemen atas terhadap apa yang sedang dikerjakan. Misalnya, mengadakan pertemuan tim untuk membahas manajemen proyek sistem informasi yang dikerjakan.

2. Quality Control
Tim manajemen sistem informasi harus mengatur dan menerapkan kriteria kualitas yang ketat, secara berkala oleh manajer proyek yang berpengalaman, dari apa yang harus masuk ke dalamnya dan apa yang tidak cocok.

Dalam kasus sistem pencarian teks lengkap, menghitung jumlah download oleh pengguna yang berbeda per entri bisa menjadi indikator yang baik dari relevansi.

Kriteria numerik lainnya untuk fungsi pencarian bisa menjadi volume setiap entri (dalam hal proyek yang sesuai, paket pekerjaan, nilai risiko, perubahan atau klaim, dll)

3. Pembaruan Rutin dan Sering
Informasi yang tersimpan harus up to date. Konten yang teratur, jelas dan update akan meningkatkan daya tarik dari keseluruhan sistem.

4. Mudah Digunakan
Seluruh sistem harus mudah digunakan, dalam hal men-download dan mengirimkan informasi. Selain itu akses ke sistem harus semudah mungkin. Sehingga informasi yang ada dapat dimanfaatkan dengan mudah.

5. Penghargaan untuk Setiap Kontribusi
Imbalan atau insentif bagi kontribusi untuk manajemen proyek sistem informasi adalah cara lain untuk meningkatkan atau menjaga nilai lebih.